Zgłoszenie zbioru danych osobowych do GIODO (art. 40 UODO).

Nowe przepisy zwalniają administratorów danych osobowych (ADO) z obowiązku rejestracji zbioru danych osobowych w GIODO jeśli wyznaczą oni Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) i zarejestrują go w jawnym rejstrze GIODO.

Art. 43 ust. 1a UODO:  Obowiązkowi rejestracji zbiorów danych osobowych, z wyjątkiem zbiorów zawierających dane, o których mowa w art. 27 ust. 1, nie podlega administrator danych, który powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go Generalnemu Inspektorowi do rejestracji, z zastrzeżeniem art. 46e ust. 2.

Zgłoszenia zbioru danych osobowych do GIODO odbywa się tak jak dotychczas poprzez przesłanie do urzędu należycie wypełnionego formularza zgłoszeniowego. W związku z tym, że formularz ten zawiera specyficzne określenia i jest bardzo ogólny, gdyż na przykład służy także do zgłaszania zbiorów przetwarzanych w formie papierowej w jednym segregatorze, to jego wypełnienie nie jest zadaniem łatwym. Specjalnie dla uczestników programu eCommerce Fair Play przygotowaliśmy prosty w obsłudze generator wniosku zgłoszenia zbioru danych osobowych. Generator został opracowany na potrzeby sklepów internetowych z uwzględnieniem ich specyfiki działania, dlatego zawiera wyłącznie 2 pytania zamiast kilkunastu jak w orginalnym wniosku. Korzystanie z generatora jest zatem bardzo proste i dla uczestników programu eCommerce Fair Play bezpłatne.

Wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji (art. 36 UODO).

Administrator Bezpieczeństwa Informacji (w skrócie nazywany ABI) jest to osoba zarządzająca ochroną danych osobowych w ramach organizacji. Osobą tą może być wyznaczony do tych zadań pracownik firmy lub zewnętrzy podwykonawca, który posiada wystarczającą wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych.

Według dotychczasowych przepisów każdy ADO niebędący osobą fizyczną, czyli każda spółka prawa handlowego, miała obowiązek powołania ABI, natomiast po 1 stycznia 2015 tego obowiązku już nie będzie. Każdy ADO będzie mógł powołać ABI lub samodzielnie pełnić jego funkcję - w przypadku podmiotów prawa handlowego obowiązki te spadną na jego organy wykonawcze czyli np. w spółce z o.o. na zarząd spółki. Nowością jest także to, że ADO może powołać zastępców ABI. ADO musi zarejestrować każdego ABI w GIODO (art. 46b). 

UWAGA, 30 czerwca 2015r. mija termin na zgłoszenie ABI. Jeśli się tego nie zrobi, nawet jeśli zgłosiło się go przed 31 grudnia 2014, to po tym terminie GIODO automatycznie uznaje, że go nie wyznaczono i wówczas sklep internetowy przetwarzający dane pozostaje przy obowiązkowej rejestracji zbiorów.

ABI oprócz dotychczasowych obowiązków będzie musiał dokonywać czynności kontrolne zlecone przez GIODO i sporządzać sprawozdania z tej kontroli.