Jest to podstawowy, niezbędny dokument, na podstawie którego dochodzi do zawarcia umowy z konsumentem. Musi on być rzetelny, w pełni dostosowany do przepisów zarówno Kodeksu Cywilnego, jak i ustaw konsumenckich, w tym ustawy konsumenckiej z 30 maja 2014r., czyli spełniać szereg obowiązków informacyjnych, np. informować o prawie odstąpienia od umowy.

Więcej o obowiązkach informacyjnych sprzedawcy

Kopiowanie treści regulaminu z innych serwisów niesie ze sobą ryzyko użycia klauzul niedozwolonych, czy też pominięcia informacji prawnie wymaganych. Nie warto rozpoczynać działalności handlowej, nie mając pewności, że wdrożone warunki sprzedaży w pełni odpowiadają obowiązującemu prawu. Konsekwencje takiego działania mogą bowiem pogrążyć firmę już na starcie.

Jak zdobyć regulamin dla sklepu zgodny z prawem

Każdy standardowy sklep internetowy musi mieć regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, gdyż udostępnia on Internetowy System Transakcyjny (IST) w postaci mechanizmu koszyka i formularza zamówienia, zwykle zintegrowanego z kanałami płatności. Ponadto, prawie każdy sklep internetowy daje możliwość rejestracji użytkownika i przechowuje jego dane wraz z hasłem w celu śledzenia statusu zamówienia, czy też na potrzeby przyszłych zakupów. Obowiązek udostępniania takiego regulaminu nakłada Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE).

Więcej na temat Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, konsument powinien być poinformowany jakie dane są zbierane przez właściciela sklepu (np. podczas rejestracji), w jaki sposób wykorzystywane są te dane, czy są przekazywane innym firmom oraz jak można dokonać ich zmiany. Zapisy te mogą znaleźć się w obrębie regulaminu sprzedaży lub jako osobny dokument zwany Polityką prywatności. Z kolei ustawa prawa telekomunikacyjnego reguluje cele i rodzaje stosowanych plików cookies śledzących zachowania użytkowników na stronie, o których należy informować internautów odwiedzających witrynę sklepu.

Wymagana polityka bezpieczeństwa to zbiór zasad i praw regulujących sposób przetwarzania danych osobowych wewnątrz organizacji. Dokument ten powinien być stworzony zawsze, jeżeli przetwarzamy jakieś dane. Celem polityki jest wskazanie działań, które podejmuje sprzedawca, jako administrator danych, aby właściwie wykonywać obowiązki w zakresie ich zabezpieczenia. Dlatego jest to zwykle pakiet dokumentów, z odpowiednimi załącznikami, prezentującymi m. in. listę budynków i pomieszczeń, w którym przetwarzane są dane osobowe, wykaz zbiorów danych osobowych i programów zastosowanych do ich przetwarzania, opis struktury zbiorów danych, sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami, czy też określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności tych danych.

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym określa sposób zarządzania i formy zabezpieczeń systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w danej jednostce organizacyjnej. Tak jak w przypadku Polityki bezpieczeństwa, jej zakres szczegółowo opisuje rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych. Dlatego dokumenty te, obszerne i specyficzne dla danej instytucji, są zwykle opracowane przez specjalizujące się w tym firmy. Cena takiej usługi zależna jest od wielkości organizacji, dla której tworzona jest instrukcja oraz od złożoności procesów związanych z ochroną danych osobowych.

Więcej o obowiązkach sprzedawcy jako administratora danych

Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych stanowi podstawę wydania Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na mocy ustawy o ochronie danych osobowych. Jest to zwykle tabela, obowiązkowo prowadzona, poza cyfrową, także w wersji papierowej. Zawiera ona imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania uprawnień oraz ich zakres, a w przypadku kiedy dane są przetwarzane za pomocą programu komputerowego również identyfikator dostępowy do tego programu.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to dokument, który w najprostszym przypadku informuje jakie dane i w jakim celu są przekazywane kontrahentom (czyli np. dostawcy usługi chmurowej CRM, biura rachunkowego itp.). Ponadto, w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych znajdują się zapisy zobowiązujące kontrahentów do należytej ochrony tych danych. Warto w umowie zawrzeć zapisy dotyczące uprawnień kontrolnych administratora danych, gdyż to on decyduje o środkach i celach przetwarzania i odpowiada za przestrzeganie przepisów UODO.